Een digitaal archief neemt in tegenstelling tot een papieren archief minder ruimte in en is hiernaast ook makkelijker vindbaar. Mede dankzij deze redenen kiezen steeds meer ondernemers en organisaties voor digitaal werken. Er zijn echter wel een aantal regels verbonden aan digitalisering.
Wet- en regelgeving
Bij digitalisering staat het digitaal maken van fysieke documenten centraal. Voordat je een eerste stap in de richting van digitalisering zet, is het belangrijk om de wet- en regelgeving rondom het vernietigen van archieven of documenten te bekijken. De bewaar- en vernietigingsplichten zijn per branche verschillend. Door de informatie op te zoeken voorkom je dat er misverstanden ontstaan over je papieren archief, wanneer jouw digitale archief eenmaal een vorm heeft aangenomen.
Wel geldt voor iedere ondernemer dat notariële documenten en financiële jaarverslagen altijd fysiek bewaard moeten worden. Overige documenten kunnen digitaal opgeslagen worden.
Wanneer je uiteindelijk een digitaal archief bijhoudt ben je, zoals iedere ondernemer, verplicht om een administratie te voeren en de gegevens daarin voor de duur van zeven jaar te bewaren.
De wet verplicht je om ‘alles betreffende uw bedrijf of beroep’ te bewaren waaruit kan blijken wat jouw rechten en verplichtingen zijn, evenals alle gegevens die relevant (kunnen) zijn voor de belastingheffing. Het gaat hierbij niet alleen om contracten en facturen maar ook bepaalde brieven en e-mails.
Persoonsgegevens
Werk je met persoonlijke gegevens? Dan moet je extra goed opletten. Wist je bijvoorbeeld dat je de correspondentie rondom sollicitaties (bijvoorbeeld sollicitatiebrieven) na afwijzing maximaal vier weken mag bewaren? Ook voor kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers gelden regels: deze moeten na het einde van het dienstverband minimaal vijf jaar bewaard worden. Vooral wanneer je veel medewerkers hebt, is dit lastig om bij te houden. Digitaal werken biedt hierbij een uitkomst in de vorm van automatisering.
Houd er wel rekening mee dat de digitalisering moet voldoen aan de eisen uit de privacywetgeving. De privacywetgeving stelt bijvoorbeeld grenzen aan de maximale bewaarduur van gegevens. Ook zul je zowel technische als organisatorische beveiligingsmaatregelen moeten treffen. Hiernaast moet je mogelijk je archief melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
De meest veilige optie
Wanneer het gaat om veiligheid is het duidelijk dat digitaal bewaren de meest veilige optie is. Wanneer het nodig is, kan je gemakkelijk bewijzen dat je een bepaald document hebt bewaard. Ook ben je niet afhankelijk van een fysieke (archief)ruimte, waardoor je sneller bij de gegevens kunt komen. Bovendien loop je minder risico dat documenten verloren gaan, omdat een digitaal archief geen gevaar loopt op bijvoorbeeld brand- of waterschade.
