Als werkgever weet je hoe belangrijk goed personeel is. Een goede onboarding procedure, ofwel inwerktijd, is daarom cruciaal. Wanneer nieuwe werknemers op de juiste manier bij de hand worden genomen en wegwijs worden gemaakt binnen de onderneming, zullen zijn veel vlotter productief kunnen zijn en zich snel aanpassen aan hun nieuwe werkomgeving. Maar hoe pak je dit nu zo goed mogelijk aan? In dit artikel geven we je 10 tips om nieuw personeel op kantoor snel en goed in te werken en zich welkom en gewaardeerd te laten voelen.
1. Voorbereiding: zorg voor een gestructureerd inwerkprogramma
Een nieuwe collega inwerken kost de nodige voorbereiding, zodat er een gestructureerd inwerkprogramma opgesteld kan worden. Daarbij is het belangrijk om de nieuweling een duidelijk beeld te geven van zijn/haar taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Het is handig om voor dat doel een document (of een online platform voor een grote onderneming) te creëren, waarin je de belangrijkste informatie deelt, zoals bedrijfsregels, procedures en contactgegevens. Dit is voor de werknemer handig om op terug te vallen, zodat hij iets kan opzoeken zonder het te moeten vragen.
2. Maak tijd voor kennismaking
De eerste indruk die een nieuwe collega van het kantoor krijgt, is van grote invloed en blijft waarschijnlijk heel lang ‘hangen’. Zorg voor een positieve door een warm welkom, waarbij er tijd is voor kennismaking. Geef een korte rondleiding door de fysieke ruimte van het kantoor en wijs belangrijke locaties aan, zoals de kantine en koffiecorner, de wc’s en de vergaderruimtes. Zorg voor een schone, comfortabele werkplek voor de nieuwe medewerker. Introduceer de nieuwe collega aan het team en moedig informele kennismakingen aan. Maak hier echt tijd voor vrij, want het is de perfecte manier om het ‘ijs te breken’ en hem of haar een kickstart te geven!
3. Geef belangrijke informatie
Het is natuurlijk belangrijk dat de nieuwe collega toegang heeft tot alle belangrijke informatie. Denk hierbij aan wanneer de pauzes zijn, personeelsplanning en belangrijke bedrijfsprocedures en -protocollen. Vertel ook meer over de onderneming en de bedrijfscultuur en normen en over de missie en visie. Zo weet de collega waar het bedrijf voor staat, wat er van hem verwacht wordt en hoe hij zich kan aanpassen aan de werkomgeving. Vergeet ook niet om noodprocedures en veiligheidsrichtlijnen te bespreken. Dit soort informatie leg je ook vast in het document van tip 1.
4. Wijs een mentor aan
Wijs een ervaren medewerker aan als mentor voor de nieuwe medewerker. Deze persoon kan de nieuwe medewerker begeleiden, vragen beantwoorden en hem/haar helpen zich snel thuis te voelen in het team.
5. Trainingsmogelijkheden bieden
Bied nieuwe medewerkers de mogelijkheid om zich verder te ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Dit laat zien dat je waarde hecht aan hun groei en ontwikkeling. Er bestaat zelfs speciale software om onboarding trainingen te maken.
6. Geef duidelijke doelstellingen en feedback
Stel duidelijke doelstellingen en verwachtingen voor de nieuwe medewerker en geef regelmatig feedback. Dit helpt hen om op koers te blijven en zich te verbeteren. Dit is ook een taak die je aan de mentor kunt geven.
7. Stimuleer vragen en open communicatie
Moedig de nieuwe medewerker aan om vragen te stellen en open te zijn over eventuele problemen of zorgen. Dit creëert een cultuur van openheid en vertrouwen, wat essentieel is voor een succesvolle samenwerking.
8. Betrek het hele team
Betrek het hele team bij het inwerken van de nieuwe medewerker. Laat hen deel uitmaken van het proces door hen te vragen hun kennis en ervaring te delen. Dit bevordert teamwork en helpt de nieuwe medewerker zich sneller thuis te voelen.
9. Zorg voor sociale integratie
Een betrokken team is essentieel. Tijdens de tijd van onboarding, maar ook daarna. Om de teamspirit te bevorderen, is het een goed idee om leuke activiteiten of uitjes voor teambuilding te organiseren. De impact van af en toe informeel met elkaar omgaan is gigantisch! Het is een boost voor de betrokkenheid van het personeel en de onderlinge binding. Zeker wanneer er nieuwe collega’s aan het team zijn toegevoegd.
10. Evaluatie
Evalueer regelmatig het onboarding proces en vraag feedback aan zowel de nieuwe medewerker als het team. Gebruik deze feedback om het proces aan te passen en te verbeteren en ervoor te zorgen dat toekomstige inwerkprogramma’s nog effectiever zullen zijn.
Het inwerken van nieuw personeel op kantoor is een cruciale stap voor het succes van je bedrijf. Met deze 10 tips kun je ervoor zorgen dat het inwerkproces soepel verloopt en dat je nieuwe medewerkers snel en efficiënt kunnen bijdragen aan de groei van je organisatie.
