Het houden van een professionele bedrijfspresentatie is altijd een spannende aangelegenheid. Het staan voor een grote groep jaagt vele mensen schrik aan. Maar met een goede voorbereiding en het gebruik van een aantal hulpmiddelen wordt het houden van een professionele bedrijfspresentatie een stuk minder eng. Hieronder volgen 10 dingen die u een stapje verder kunnen helpen bij het houden van een professionele bedrijfspresentatie. Met deze dingen staat u een stuk zelfverzekerder voor de groep!
1. Weet wie je voor je hebt
Niets is zo vervelend als een presentatie te houden voor een groep anonieme mensen. Kies er daarom voor om aan iedereen bij binnenkomst badges uit te delen waar iedereen zijn of haar naam op kan schrijven. Bij vragen of opmerkingen kunt u de persoon in kwestie bij de naam aanspreken, wat meteen al een persoonlijkere sfeer creëert. Staat u voor een grotere groep, dan kunt u er ook voor kiezen om tafelnaambordjes te gebruiken.
2. Begin met een pakkende opening
Vaak is een deel van het publiek dat aanwezig is bij de presentatie voor jou onbekend. Begin daarom je presentatie met een pakkende opening om het publiek bij je presentatie te betrekken. Wanneer je namelijk in de eerste minuten de aandacht van het publiek weet te trekken, is de kans groot dat het publiek de hele bedrijfspresentatie geboeid naar je zal blijven luisteren. Begin je presentatie daarom bijvoorbeeld met een leuke anekdote.
3. Ga op een strategische plek staan
Wanneer je voor een groep staat, is het belangrijk dat je voor iedereen goed zichtbaar bent. Daarnaast is het fijn als je zelf een plek hebt waar je jouw aantekeningen neer kunt leggen. Tevens is het fijn als er een mogelijkheid is om je handen te kunnen laten rusten. Mensen die zenuwachtig zijn, weten vaak niet wat ze met hun handen moeten en gaan dan nerveus met hun handen friemelen of hun vingers door hun haren halen. Dit werkt altijd afleidend voor het publiek, waardoor de aandacht niet langer op je professionele bedrijfspresentatie zal komen te liggen. Om dit te voorkomen kun je het beste achter een lessenaar staan. Hier heb je de mogelijkheid om je aantekeningen voor je neer te leggen.
4. Weet wat je wilt vertellen
Wanneer je een professionele bedrijfspresentatie gaat houden is het belangrijk dat je weet wat je wilt vertellen. De boodschap van je presentatie moet voor jezelf helder zijn. Pas dan kun je het ook helder overbrengen op je publiek. Maak daarom voor jezelf vooraf een lijst met belangrijke steekwoorden. Je weet dan zeker dat je geen belangrijk punt tijdens je presentatie vergeet. Waak er overigens wel voor dat je niet de hele presentatie naar je blaadje kijkt. Je verhaal komt tenslotte het beste over wanneer je zo veel mogelijk oogcontact maakt met je toehoorders.
5. Hulp van een whiteboard
Tijdens je presentatie kan het nodig zijn dat je informatie voor je toehoorders inzichtelijk wilt maken. Je kunt hiervoor gebruik maken van een whiteboard. Noteer tijdens je presentatie de steekwoorden die voor het publiek van belang zijn om te onthouden. Maak gebruik van stiften met verschillende kleuren om steekwoorden die onder hetzelfde onderwerp vallen te groeperen. Zo maak je een goed onderscheid en blijft je verhaal duidelijk en overzichtelijk.
6. Doe voorwerk
Soms is het nodig om tijdens je presentatie grafieken of tabellen te laten zien. Bijvoorbeeld wanneer je het hebt over een winstgroei van het afgelopen kwartaal. Dit vraagt wat voorwerk. Werk voordat de professionele bedrijfspresentatie plaatsvindt de grafieken uit op flip-overs. Tijdens de presentatie hoef je alleen de bladen om te slaan om de grafieken je verhaal te laten ondersteunen.
7. Professionele bedrijfspresentatie met behulp van een projector
Je kunt er ook voor kiezen om je professionele bedrijfspresentatie uit te werken in een digitaal programma, bijvoorbeeld PowerPoint. Hiermee kun je jouw presentatie aantrekkelijker maken door het te ondersteunen met behulp van plaatjes, filmpjes of muziek. Laat de overheadprojector en de PowerPoint dan wel bedienen door iemand anders. Zo kunt je je volledige aandacht houden bij datgene wat je wilt vertellen.
8. De plannen
Vaak komen er tijdens een professionele bedrijfspresentatie ook nieuwe plannen voor het bedrijf naar voren. Om deze plannen overzichtelijk aan het publiek te presenteren kun je gebruik maken van een zogenoemd planbord. Hierop kun je aangeven wanneer de plannen gerealiseerd moeten worden en wie daarbij betrokken zullen zijn.
9. Praat helder en duidelijk
Wanneer je een presentatie houdt voor een grote groep is het belangrijk dat je goed verstaanbaar bent. Oefen je presentatie vooraf een aantal maal zodat je weet waar de knelpunten in de presentatie zitten. Zorg dat je jouw stem helder en duidelijk aanzet, zodat ook de mensen achter in de zaal je goed kunnen verstaan.
Zorg ook voor een duidelijke structuur in je presentatie; spring niet van de hak op de tak maar rond elk onderwerp duidelijk af voordat je met een nieuw onderwerp begint. Sluit tot slot de professionele bedrijfspresentatie af met een echte hekkensluiter. Tenslotte ligt dat wat het laatste gezegd wordt vers in het geheugen van het publiek. Kies daarom voor een pakkende afsluiter waarin je jouw boodschap van de professionele bedrijfspresentatie duidelijk aan het publiek meegeeft.
10. Materiaal om mee naar huis te nemen
Soms is het fijn als de toehoorders na de presentatie nog wat materiaal mee kunnen nemen om over je professionele bedrijfspresentatie na te denken. Hiervoor kun je zelf informatiefolders maken en deze bij de uitgang op een tafel in een folderbak neerzetten of een folderstandaard.
We wensen je veel succes bij je bedrijfspresentatie!
Deze tekst werd u aangeboden door BenZ.nl, online kantoorvakhandel.
