Steeds vaker zien we dat bedrijven ervoor kiezen om hun papieren dossiers te digitaliseren. Oneindige hoeveelheden aan papierwerk worden opgeslagen in torenhoge kasten met labels waarna het zoeken kan beginnen wanneer men iets nodig heeft. Natuurlijk is dat al lang niet meer van deze tijd. Gelukkig kunnen we tegenwoordig deze dossiers digitaliseren. Dit heeft vanzelfsprekend meerdere voordelen die we hier voor je op een rijtje zetten.
1. Minder opslagruimte
De eerste reden op te kiezen is natuurlijk vanwege de opslagruimte die papierendossiers in beslag nemen. Deze fysieke ruimte heb je vervolgens niet langer nodig waardoor je deze ruimte voor andere doeleinden kunt gaan gebruiken of zelfs niet meer nodig hebt.
2. Kostenbesparend
Het digitaliseren van dossiers kan je enorm veel geld besparen. Niet alleen kost fysieke opslagruimte een hoop geld, ook kost een digitale opslag uiteindelijk minder geld om te onderhouden dan een fysieke opslag. Wellicht sta je er niet bij stil maar de tijd die het kost om papieren dossiers te onderhouden of erin te zoeken kan een flinke kostenpost zijn binnen je organisatie.
3. Milieu
Behalve dat het aanhouden van een digitaal dossier kostenbesparend werkt en ervoor zorgt dat je minder opslagruimte nodig hebt is er nog een voordeel. Het weglaten van kilo’s papier is ontzettend goed voor het milieu. Zo ben je dus ook nog eens goed bezig voor het milieu terwijl je tegelijkertijd geld en ruimte bespaart!
4. Back-up
Stel dat je dossiers verloren gaan. Dan kan dat enorm nadelige gevolgen hebben voor jou of je organisatie. Dossiers digitaliseren zorgt ervoor dat je eenvoudiger een back-up kan maken. Op die manier zijn alle gegevens gemakkelijker te bewaren en terug te krijgen indien er iets verkeerd gaat. Zo loop je nooit meer het risico om belangrijke gegevens kwijt te raken. Een back-up kun je gemakkelijk maken op bijvoorbeeld een USB-stick of een externe harde schijf. Voor optimale veiligheid kun je deze het beste in een kluis bewaren.
5. Efficiënter
Naast de bovengenoemde voordelen werkt een digitaal dossier ook nog eens veel efficiënter. Naast dat data gemakkelijker op te vragen en te verspreiden is door medewerkers kost het ook veel minder tijd om deze gegevens te bekijken. Iedere medewerker kan in principe vanaf zijn of haar computer toegang verkrijgen tot de data. Ook dit werkt enorm tijd- en kostenbesparend.
Zoals je kunt zien zijn er flink wat redenen om te kiezen voor digitalisering van je dossiers. Bekijk daarom de mogelijkheden en innoveer jouw organisatie op ongekende wijze!
