Facturen, brieven, handleidingen of andere documenten: wanneer je vaak in de weer bent met papierwerk is de kans groot dat je het overzicht verliest. Dit geldt zowel voor de documenten op kantoor als thuis. In dit artikel geven we je 5 tips die in het teken staan van het opbergen van je documenten, zodat je ze sneller terug kunt vinden.
1. Zorg voor overzicht
Ben je vaak op zoek naar een bepaald document, omdat je niet weet waar je het gelaten hebt? Dan is de kans groot dat het niet alleen op jouw werkplek, maar ook in je hoofd rommelig is. Het is daarom belangrijk om rust in je hoofd te creëren. Dit kun je bereiken door bijvoorbeeld notities bij te houden van zaken die niet vergeten moeten worden of een agenda bij te houden.
2. Gooi overbodige documenten weg
Hoe meer documenten er bij jou thuis of op kantoor liggen, hoe groter de kans dat je niet kunt vinden waar je naar op zoek bent. Begin daarom met een grote schoonmaak door alle documenten die je niet meer nodig hebt weg te gooien. Zorg er ook voor dat je, wanneer je in de toekomst een document niet meer nodig hebt, je deze gelijk weggooit zodat er meer ruimte ontstaat.
3. Een opgeruimde kast scheelt een hoop
Gebruik je een bepaalde kast om jouw documenten in te bewaren? Zorg er dan voor dat deze kast opgeruimd wordt, en opgeruimd blijft. Dit kun je het best doen door alle documenten uit te zoeken en te verdelen in verschillende mappen. Zo kun je een map met facturen, een map met administratieve documenten en een map met informatieve documenten onderscheiden. Ook kun je gebruik maken van bijvoorbeeld archiefdozen.
4. Kies een vaste plek
Wanneer je geen gebruik maakt van een kast of een andere ruimte voor het opbergen van jouw documenten, is de kans groter dat je ze kwijt raakt. Kies daarom voor een vaste plek. Heb je geen kast tot je beschikking? Dan kun je gebruik maken van andere opbergsystemen, zoals opbergboxen. Een opbergbox is overigens ook makkelijk onder een bureau te bewaren.
5. Een aparte plek voor de belangrijkste documenten
Belangrijke documenten, zoals contracten of brieven met inlogcodes, kun je het best bij elkaar bewaren. Extra handig: verzamel de documenten in één map en orden ze door middel van tabbladen. Zo kun je een bepaald document binnen korte tijd terugvinden.
Veel succes met het opbergen van jouw documenten!
