Goed bereikbaar zijn is als bedrijf enorm belangrijk. Je wilt natuurlijk dat klanten je makkelijk en snel kunnen bereiken als er wat is. De telefoon speelt hierin een grote rol, helemaal als je niet beschikt over een fysieke winkel. Het is tevens ook belangrijk voor het genereren van nieuwe klanten. Grote kans dat het telefoongesprek het eerste concrete contact is wat ze hebben met je bedrijf en je kunt maar één keer een goede indruk achterlaten. Lees hier enkele tips & tricks om de bereikbaarheid van jouw bedrijf te verbeteren.
Algemene telefoon
Als eerste is het belangrijk om een algemeen nummer te hebben voor je kantoor. Hierbij is goede techniek erg belangrijk. Zorg er dus voor dat je meerdere lijnen hebt, zodat er meerdere mensen tegelijk geholpen kunnen worden. Hiervoor zijn er natuurlijk ook genoeg mensen nodig. Het is hiervoor handig om het telefoonverkeer te inventariseren. Op welk moment is het telefonisch erg druk bij jouw bedrijf? Zorg dan dat er meerdere mensen klaar zitten om de telefoon op te nemen. Hierbij komen ook de tijdstippen kijken. Communiceer goed naar de klant, bijvoorbeeld via de website, wanneer jouw kantoor telefonisch bereikbaar is. Op deze manier voorkom je onduidelijkheid bij de klant en dat mensen meerdere keren moeten bellen. Verder is het nog belangrijk om ervoor te zorgen dat de voicemail uitstaat als het kantoor open is, er wellicht een keuzemenu is en klanten direct doorverbonden kunnen worden naar de juiste persoon.
Mobiele telefoons
Met het doorverbinden naar de juiste persoon, komen we bij mobiele telefoons terecht. Het is hiervoor handig en belangrijk dat elke werknemer over een mobiele telefoon beschikt. Dit kan een werktelefoon zijn, maar natuurlijk ook gewoon je privé telefoon. Wanneer je geen budget hebt om iedere werknemer een nieuwe telefoon te geven, is het ook aan te raden om oudere telefoons te kopen. Op deze manier kun je misschien toch je hele team voorzien van een werktelefoon. Als degene die op dat moment de telefoon opneemt de klant niet voldoende kan helpen, is het makkelijk dat hij/zij de klant naar een collega kan doorverbinden. Degene die de telefoon opneemt kan nu ook snel weer de volgende klant helpen. Op deze manier worden klanten goed en snel geholpen. Het is hierbij wel belangrijk dat schades aan de telefoons, zoals een kapot scherm bij een iPhone 8, snel verholpen worden. Daardoor blijft de bereikbaarheid onder de werknemers optimaal van stand. Denk hierbij aan een iphone 8 met een kapot scherm, dit kun je meestal makkelijk en vrij goedkoop repareren.
Externe hulp
Wanneer dit moeilijk te realiseren is op je kantoor of je dit simpelweg niet ziet zitten, aangezien het toch een hele organisatie is. Dan is het ook mogelijk om externe hulp hierbij in te schakelen. Het is mogelijk om advies en/of ondersteuning te zoeken en uiteindelijk zelf alles te doen. Daarnaast is het ook mogelijk om het telefoonverkeer uit te besteden aan een antwoordservice. Dit heeft veel voordelen, denk aan geen wachtrij, geen inspreektoon en altijd persoonlijk contact. Bovendien kun je erg makkelijk meerdere mensen inhuren op tijden dat het telefonisch erg druk is. Zo hoef je geen mensen aan te nemen, maar worden wel je klanten professioneel en snel geholpen!
