Verzuim kan een grote impact hebben op een bedrijf, zowel financieel als operationeel. Een verzuimprotocol kan helpen om effectief om te gaan met verzuim en het verzuimproces te stroomlijnen. We leggen uit wat een verzuimprotocol is, waarom het belangrijk is en hoe bedrijven hiermee kunnen omgaan.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een set van richtlijnen en procedures die gevolgd worden wanneer een werknemer ziek of afwezig is. Het protocol biedt duidelijke richtlijnen voor zowel werkgevers als werknemers om ervoor te zorgen dat het verzuimproces zo soepel mogelijk verloopt. Het protocol kan variëren van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van de grootte en de aard van het bedrijf.
Waarom is een verzuimprotocol belangrijk?
Een verzuimprotocol is belangrijk om verschillende redenen. Allereerst zorgt het voor duidelijke richtlijnen en procedures, zodat werkgevers en werknemers weten wat er van hen wordt verwacht wanneer een werknemer ziek is of afwezig is. Dit kan helpen om verwarring en miscommunicatie te voorkomen, wat kan leiden tot vertragingen en fouten in het verzuimproces.
Een ander belangrijk aspect van een verzuimprotocol is dat het kan helpen bij het verminderen van de kosten en de belasting van het verzuim op het bedrijf. Door duidelijke procedures te volgen, kan het verzuimproces gestroomlijnd worden en kan het aantal dagen dat een werknemer afwezig is verminderd worden.
Hoe moeten bedrijven omgaan met een verzuimprotocol?
Om een verzuimprotocol effectief te implementeren, moeten bedrijven ervoor zorgen dat het protocol goed gecommuniceerd wordt naar alle werknemers. Werknemers moeten op de hoogte zijn van de procedures die gevolgd moeten worden wanneer ze ziek zijn of afwezig zijn. Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat het protocol regelmatig wordt geëvalueerd en indien nodig aangepast wordt om ervoor te zorgen dat het relevant blijft voor het bedrijf.
Een ander belangrijk aspect van het omgaan met een verzuimprotocol is het zorgen voor een open en eerlijke communicatie tussen werkgever en werknemer. Werkgevers moeten begrijpen dat verzuim soms onvermijdelijk is en dat werknemers niet altijd kunnen voorkomen dat ze ziek worden. Werknemers moeten op hun beurt begrijpen dat verzuim een impact kan hebben op het bedrijf en dat het belangrijk is om duidelijk en tijdig te communiceren over hun afwezigheid.
De stappen van een verzuimprotocol
Een verzuimprotocol kan verschillende stappen bevatten, afhankelijk van het bedrijf en de aard van het verzuim. Hier zijn enkele stappen die vaak voorkomen in een verzuimprotocol:
Melding van ziekte of afwezigheid
Wanneer een werknemer ziek is of afwezig is, moet hij of zij dit zo snel mogelijk melden bij de werkgever. Het is belangrijk dat werknemers duidelijk aangeven wat de aard van de ziekte of afwezigheid is en hoe lang ze verwachten afwezig te zijn.
Contact met de werknemer
De werkgever neemt contact op met de werknemer om te informeren naar de aard van de ziekte of afwezigheid en om te bespreken wat er gedaan moet worden om de afwezigheid te beperken.
Plan van aanpak
Er wordt een plan van aanpak opgesteld, waarin afspraken worden gemaakt over het vervolgtraject. Hierbij kan worden gedacht aan de duur van de afwezigheid, eventuele aanpassingen in het werk en eventuele re-integratiemaatregelen.
Verzuimregistratie
Het verzuim wordt geregistreerd in een verzuimregistratiesysteem. Hierbij worden gegevens bijgehouden over de aard van de afwezigheid, de duur ervan en de eventuele re-integratiemaatregelen.
Arbo-dienst inschakelen
Als de afwezigheid langer duurt dan enkele dagen, kan de werkgever de hulp van een arbo-dienst inschakelen. Deze dienst kan ondersteuning bieden bij de re-integratie van de werknemer.
Re-integratie
Als de werknemer weer terugkeert op het werk, wordt er samen met de werknemer gewerkt aan re-integratie. Hierbij kan gedacht worden aan het geleidelijk opbouwen van werkzaamheden of het aanpassen van het werk om het werk voor de werknemer beter uitvoerbaar te maken.
