Toen computers in de jaren 60 en 70 steeds meer taken in bedrijven gingen overnemen, werd verwacht dat snel het papierloze kantoor (“the paperless office”) er zou komen. De verwachting was dat door de toenemende automatisering er steeds minder papier meer op kantoor zou worden gebruikt. Met uiteindelijk het verdwijnen van papier uit de kantooromgeving.
Maar juist door de automatisering konden steeds meer mensen zelf documenten maken en uitdraaien. Daardoor nam de hoeveelheid papier in de bedrijfsomgeving alleen maar toe. Hoewel sinds de eeuwwisseling de totale hoeveelheid gebruikt papier op kantoor afneemt, wordt geschat dat iedere werknemer op kantoor elke dag nog een kilo papier verbruikt.
Documenten digitaliseren
In onze snel veranderde wereld moeten organisaties wendbaar en flexibel zijn. Het gebruik van een digitaal archief als informatiedrager werkt efficiënter. Informatie dient veilig, interactief, overal en altijd benaderd en bewerkt te kunnen worden.
Daarom is het zo belangrijk om documenten te digitaliseren en daar ook digitaal mee te kunnen werken. Wat het verschil daartussen is, wordt hieronder nader toegelicht.
De noodzaak van digitaliseren
De verder uitdijende hoeveelheid papier in de kantooromgeving zorgt voor aanzienlijke problemen. Denkt u daarbij bijvoorbeeld aan:
– Werknemers die veel tijd kwijt zijn om fysieke documenten te kunnen vinden
– Informatie die bij elkaar hoort, is verspreid over verschillende dossiers
– Belangrijke documenten die moeilijk of helemaal niet meer terug te vinden zijn
– De hoge en verder toenemende kosten voor documentenopslag
– Het gevaar dat papieren documenten op kantoor beschadigd of vernietigd worden, bijvoorbeeld bij brand of door ongedierte als papiervisjes
– Informatie die niet is bijgewerkt en dus ervoor zorgt dat dossiers verouderd en onvolledig zijn
– De beperkte mogelijkheden om papieren documenten goed te beveiligen
De voordelen van digitaliseren
De oplossing voor deze problemen is het digitaliseren van papieren documenten. Door het digitaliseren kunnen bedrijven hun informatie veel gemakkelijker terugvinden. Dossiers en onderwerpen kunnen in het bedrijfssysteem worden opgenomen en onderling verbonden worden. Dat zorgt er ook voor dat er bij bijvoorbeeld klanten- en patiëntendossiers geen belangrijke informatie ontbreekt.
In een tijd waarin privacy en de bescherming van gevoelige gegevens steeds belangrijk wordt, kan digitalisering zorgen voor extra zekerheid. Bijvoorbeeld door informatie in een beveiligde omgeving op te slaan en gevoelige dossiers te voorzien van autorisaties. Daarmee wordt manipulatie van documenten ook aanzienlijk moeilijker gemaakt.
Door het digitaliseren van documenten kan de onderneming op een eenvoudige manier voldoen aan bewaarplichten, die door de overheid en belastingdienst worden verlangd.
Het belang van digitaal werken
Als documenten eenmaal gedigitaliseerd zijn, dan is het noodzakelijk dat deze op een eenvoudige manier benaderd, ingezien en aangepast kunnen worden. Daarom is er een oplossing nodig, waarmee ook gemakkelijk digitaal met gedigitaliseerde documenten gewerkt kan worden.
Het is daarbij belangrijk dat gedigitaliseerde documenten op ieder moment en op verschillende devices kunnen worden opgevraagd. Dat betekent dat er een goede IT-oplossing nodig is, die alle digitale informatie in de organisatie centraal organiseert en beheert. Om onvolledige dossiers te voorkomen, zal deze oplossing de mogelijkheid moeten geven om bestaande documenten of dossiers aan te vullen. En in het geval er toch een fysiek document opduikt, zoals een rekening of een kassabon, dan moet deze gemakkelijk aan het bestaande dossier toegevoegd kunnen worden. Alleen op deze manier kan er echt een echt “papierloos” kantoor komen, met alle voordelen van dien.
