Er zijn verschillende situaties waardoor bedrijven, scholen of zorginstellingen tijdelijke huisvesting zoeken. Gaan jullie bijvoorbeeld naar een ander pand verhuizen of vinden er in het huidige gebouw herstelwerkzaamheden plaats? Dan zijn mobiele units vaak een uitstekende oplossing voor de korte en iets langere termijn. Maar deze projecten zijn vaak behoorlijk complex en er zijn diverse leveranciers. Hoe laat je dit goed verlopen en waar moet je op letten?
1. Budget
Het huren van tijdelijke units is natuurlijk niet gratis. Probeer van te voren een zo goed mogelijke inschatting te maken van het budget dat er beschikbaar is voor de unitbouw. Houd daarbij rekening met:
- De duur van de tijdelijke huisvesting. Veel leveranciers werken met maandelijkse huurprijzen van de mobiele units.
- Eenmalige kosten. Naast de maandelijkse huurtarieven werken leveranciers veelal met eenmalige tarieven voor het plaatsen en verwijderen van units.
- Kosten voor extra’s. Heb je tijdelijke huisvesting met bijzondere aanpassingen nodig? Dan zou het kunnen dat een leverancier hier een meerprijs voor vraagt.
2. Vergunning
Bij unitbouw projecten heb je vaak een tijdelijke omgevingsvergunning nodig. Houd er rekening mee dat het tijd kost om deze vergunning aan te vragen. Veel bedrijven vinden het prettig om samen te werken met een leverancier die ook de vergunningsaanvraag voor ze uit handen kan nemen. Vraag hier dan ook expliciet naar als je een offerte aanvraagt.
3. Speciale aanpassingen
Zowel in kantoorhuisvesting, onderwijshuisvesting als zorghuisvesting komt het vaak voor dat men speciale aanpassingen nodig heeft aan een ‘standaard’ unit. Vindt de periode van tijdelijke huisvesting voornamelijk in de zomer plaats, dan zijn zaken als zonwering en airco bijvoorbeeld essentieel om de werk- en/of leeromgeving nog enigszins aangenaam te houden.
Daarnaast is het bij alle soorten unitbouw, maar in het bijzonder bij zorghuisvesting, belangrijk dat de omgeving veilig en schoon is. Weet je op voorhand dat deze aanpassingen een vereiste zijn, communiceer dit dan ook direct naar (potentiële) leveranciers. Zij kunnen dan ook in de offerte direct rekening houden met speciale aanpassingen en vereisten aan de mobiele units.
4. Veiligheid
Niet alleen het pand zelf moet veilig en toegankelijk zijn, ook de situatie rondom de tijdelijke huisvesting dient goed georganiseerd te worden. Als de mobiele units een uitbouw zijn op het bestaande gebouw, dan is dit meestal niet zo’n probleem. Verhuis je echter tijdelijk naar een andere locatie, dan is dit wel iets om rekening mee te houden.
In het bijzonder bij scholen is het essentieel dat u de tijdelijke onderwijshuisvesting met ouders en leerlingen bespreekt. De nieuwe situatie kan namelijk gevolgen hebben voor hun dagelijkse planning: kinderen die vroeger zelf naar school konden fietsen, moeten nu misschien een te grote afstand afleggen en met de auto gebracht worden. Hoe meer ouders er met de auto komen, des te drukker de verkeerssituatie rond de school wordt.
Overleg de situatie en eventuele consequenties voor scholieren, werknemers en/of bewoners dan ook altijd even met je huisvestingspartner.
5. Vindbaarheid
Verhuis je tijdelijk naar een andere locatie, dan is het belangrijk dat mensen je nog steeds kunnen vinden. Het is dus belangrijk dat je eventuele wijzigingen tijdig communiceert naar de ‘vaste’ bezoekers van het gebouw. Denk bij scholen aan de medewerkers, scholieren en ouders, bij zorginstellingen aan de medewerkers, cliënten/patiënten en bezoekers en bij bedrijven aan zowel medewerkers als vaste klanten.
Naast communicatie vooraf is het goed om de wijzigingen ook op belangrijke plekken te communiceren. Een aantal tips:
- Vermeld de wijziging op de website
- Geef de nieuwe locatie aan op het oude pand
- Plaats op het tijdelijke gebouw kenmerken waardoor mensen je bedrijf of instantie herkennen
We hopen dat je met deze tips een vlekkeloos huisvestingsproject tegemoet gaat en dat je een geschikte leverancier kunt vinden die je begeleidt in dit proces!
Dit artikel werd je aangeboden door PlusUnitService, merkonafhankelijke specialist in tijdelijke huisvesting.
