Hoe kun je het best payroll bedrijven vergelijken? 4 tips

Het liefst hadden we je natuurlijk een lijstje gegeven met de beste payroll bedrijven van Nederland, zodat het voor jou als ondernemer makkelijk is een partij te kiezen om mee samen te werken. Jammer genoeg is het niet zo eenvoudig en zal je iets meer moeite doen om tot een geschikte partij te komen. Met deze vragenlijst kom je zeker een eind.

1. Is het payroll bedrijf financieel betrouwbaar?

Als je als bedrijf je medewerkers via de payroll wilt aannemen, wil je natuurlijk wel dat de payroller zelf financieel betrouwbaar is. Gelukkig is dat redelijk eenvoudig te controleren met de volgende vraag:

• Heeft het payroll bedrijf een SNA-keurmerk?

Als de payroll organisatie een SNA-keurmerk heeft (dat staat voor Stichting Normering Arbeid), dan betekent dit dat het bedrijf voldoet aan de NEN 4400 norm. Voldoet een payroll bedrijf aan dit keurmerk, dan weet je dat de personeelsadministratie en salarisadministratie netjes op orde zijn en dat de organisatie op tijd correcte belastingafdracht doet.

Bedrijven in het SNA-register worden periodiek gecontroleerd op hun prestaties, waardoor je als inlener zo min mogelijk risico loopt. Meer informatie over het SNA-keurmerk vind je op Normeringarbeid.nl.

2. Hoe heeft het payroll bedrijf cao geregeld?

Als ondernemer wil je graag weten hoe de collectieve arbeidsvoorwaarden voor je medewerkers geregeld zijn. Omdat in een cao regelingen over vakantiedagen, vakantiegeld, ziekte en pensioen zijn opgenomen, is het belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de cao die het payroll bedrijf hanteert.

Binnen de payrollbranche sluiten veel payrollers zich aan bij een brancheorganisatie en bij een daarbij horende cao. Voorbeelden van die brancheorganisaties en cao’s zijn de ABU, NBBU en NVUB. Steeds meer payroll bedrijven werken tegenwoordig echter met hun eigen cao.

3. Wat valt er onder de omrekenfactor?

Bij sommige payroll bureaus kom je heel lage omrekenfactoren tegen. Dat lijkt dan een heel goedkope partij, maar vaak zit er een addertje onder het gras. Deze partijen bieden dan buiten de omrekenfactor om nog extra verzekeringen aan of werken met limieten en nacalculatie, waardoor de kosten voor ondernemers alsnog flink stijgen. Onze tip: breng dus bij je vergelijking altijd het kostentotaalplaatje in kaart. Alleen dan kun je een eerlijke kostenvergelijking maken.

4. Wat zijn je behoeften?

Afhankelijk van het type onderneming dat je runt, kunnen je behoeften behoorlijk verschillen. Voor zzp’ers is payroll bijvoorbeeld ideaal omdat ze zich niet hoeven te verdiepen in zaken als ziektewet, werkloosheid en arbeidsongeschiktheid – door samen te werken met een payroll bedrijf, zijn ze daarvoor verzekerd.

Ondernemers in de bouw vinden het vooral prettig dat ze exact weten wat hun personeel kost, zodat ze dit kunnen meenemen in hun aanneemsommen en niet voor onverwachte tegenvallers komen te staan. Bepaal dus goed wat je precies verwacht van een payroll bureau en neem jouw voorkeuren ook mee in de vergelijking.

5. Wat zijn de referenties?

Een bruikbare, extra check om te kijken of je een goed payroll bedrijf hebt gevonden, is het nabellen of mailen van referenties. Kijk daarbij naar de ervaringen van andere ondernemers zelf, maar vraag ook naar de ervaringen die hun medewerkers hebben.