Zoals het ook in een restaurant meer dan normaal is dat je niet boert, netjes met mes en vork eet en niet smakt, zouden er ook afspraken moeten zijn over de communicatie via e-mail. Zo wordt de omgang met mail vergemakkelijkt en volle inboxen voorkomen. Het is dus hoog tijd voor een e-mail etiquette, om niet alleen jezelf maar ook een ander te helpen. Wij zetten e-mail omgangsvormen voor je op een rijtje.
1. Formuleer een heldere- en concrete onderwerpregel
De onderwerpregel moet een compacte, concrete zin zijn, die het doel van de e-mail samenvat en eventuele actie gelijk duidelijk maakt.
2. Schrijf je mail in maximaal 5 zinnen
Beperk je tot één onderwerp en maak je vraag/verzoek hierover zo concreet mogelijk. Niets is zo makkelijk als een mail met een open vraag te versturen, maar het lastigst voor de ontvanger om deze te beantwoorden.
3. Neem een link naar een gedeeld bestand in je mail op
Met het bijvoegen van bijlagen loop je het risico dat deze langzaam downloaden of dat ze als losse bestanden bij de diverse ontvangers rondzwerven met het risico dat er verschillende versies in omloop komen. Met een link naar een gedeeld bestand heeft iedereen dezelfde versie.
4. Wees secuur aan wie je de e-mail stuurt
Is een email de beste manier om je boodschap te communiceren, gezien het onderwerp, de urgentie, complexiteit? Of is het wellicht beter om persoonlijk langs te gaan of te bellen?
5. Niet onnodig cc-en.
Cc alleen als de informatie relevant is. Van ontvangers in de cc wordt verder geen actie gevraagd. Zet geen namen in de cc om de ontvanger het gevoel te geven dat er meegekeken wordt en hij/zij maar beter snel kan antwoorden.
6. Heb geduld en verwacht niet gelijk een antwoord.
Je hebt gekozen om een email te sturen. Laat die mail zijn werk doen en gun de ontvanger de tijd om te reageren op je mail. Sta niet gelijk aan het bureau van de ontvanger met de vraag: “heb je mijn mail ontvangen?”
Pas bovenstaande tips toe op de e-mails die je verstuurt. Dat is al een hele verbetering. Want etiquette begint bij jezelf! Daarbij vergroot je tevens de kans op een snel antwoord, omdat jouw bericht kort en duidelijk is. Zie het als een return of investment.
Deze blog is geschreven door Mirjam van der Zaag, eigenaar van Glintz. Als Professional Organizer begeleidt zij mensen in het creëren van overzicht in tijd, ruimte en email. Thuis of op het werk.
