Als ondernemer kun je niet zonder urenregistratie. Voor een goede boekhouding is het belangrijk om de kosten in kaart te brengen – en zonder de uren bij te houden die je werknemers aan bepaalde projecten werken, is dat vrijwel onmogelijk. Het is ook de sleutel voor succesvol thuiswerken van je medewerkers. Maar hoe belangrijk het bijhouden van de uren ook is: het is niet iedereens favoriete taak. Waarschijnlijk kun je wel wat handige tips voor een effectieve urenregistratie gebruiken. Hoe kun je dit administratieve taakje zo snel en zo accuraat mogelijk uitvoeren?
1. Zoek een eenvoudige methode voor een efficiënte urenregistratie
Of je nu als zzp’er je uren bijhoudt of medewerkers uren wil laten schrijven op een groot project: het allerbelangrijkste is dat er een eenvoudige methode ligt om de uren te schrijven. Een papieren urenregistratie is in ieder geval niet de manier om dit op te lossen. Gelukkig is er tijdsplanning software die je hiervoor kunt inzetten. Daarbij is het belangrijkst dat het gebruik intuïtief, makkelijk, en overzichtelijk is. Sommige digitale tools geven ook meteen relevante overzichten.
2. Registreer alles, ook kleine beetjes
De verleiding is groot om urenregistratie in grote blokken te doen. Bijvoorbeeld per week of per maand. Maar in de praktijk zit bijna niemand acht uur per dag te werken aan één en hetzelfde project. De werkdag is eerder versnipperd tussen allerlei taken. En een urenregistratie is er juist voor om die versnippering in kaart te brengen.
Bedenk dat het registreren van uren vooral bedoeld is om inzicht te krijgen. Je helpt jezelf (of jouw bedrijf) het beste door hier precies in te zijn. Noteer dus ook klein werk dat tussendoor gedaan wordt.
3. Een efficiënte urenregistratie gaat gepaard met duidelijke deadlines
Het is een beetje ironisch, maar juist het registreren van uren schuiven mensen graag voor zich uit. Dat komt omdat het een taak is waar je niet direct iets voor terugkrijgt. Door medewerkers kan het registreren van uren ook als een (vervelend) controlemoment beleefd worden.
Hoe langer er gewacht wordt met het registreren van uren, hoe minder precies en efficiënt die wordt. Het is dus de moeite waard om erop in te zetten de verantwoording van uren echt op tijd binnen te hebben. Het kan best zijn dat je daarvoor eerst wat (mentale) obstakels weg moet nemen.
Bereik meer in minder tijd
Hoe efficiënt wordt er gewerkt? En hoeveel tijd kost een project nu echt? Alleen een efficiënte en precieze urenregistratie kan daarop een antwoord geven.
