Die berg administratie die nog op je bureau ligt te wachten kan soms voelen als een enorme opgave. Een aantal geluksvogels hebben er geen enkele moeite mee, maar de meesten van ons vinden het een minder leuk klusje. Met deze tips zorg jij ervoor dat het organiseren van jouw administratie een stuk makkelijker wordt.
Administratie organiseren tip #1 – Zorg voor structuur
Structuur is het toverwoord als het om je administratie gaat. Deel je administratie op in verschillende categorieën en zorg dat alles een plekje heeft; zo raak je namelijk nooit meer wat kwijt. Ook kan het fijn zijn om al je administratie op dezelfde manier te verwerken. Bijvoorbeeld met hetzelfde programma en eenzelfde mappenstructuur in de online omgeving. Door structureel te werk te gaan kun je alles ook makkelijker terugvinden en ga je een stuk georganiseerder te werk, waardoor je het overzicht van je administratie niet kwijtraakt.
Administratie organiseren tip #2 – Creëer fysieke en digitale opslag
Administratieve stukken moeten vaak zowel fysiek als digitaal opgeslagen worden. Denk bijvoorbeeld aan contracten en declaraties. Door hier voldoende ruimte voor te maken, is er plek voor alle stukken. Ook in de fysieke opslag is het fijn om dezelfde structuur aan te houden, bijvoorbeeld door gebruik te maken van documentmappen.
Administratie organiseren tip #13 – Plan een wekelijks of dagelijks moment in voor je administratie
Maak van je administratie een gewoonte! Door iedere week of iedere dag, als je administratie wat intensiever is, tijd in te plannen voor het doen van je administratie wordt het een gewoonte en voorkom je die berg paperassen op je bureau. Zo voelt die urenregistratie nooit als een grote opgave en ben je er snel mee klaar. Natuurlijk kun je hem ook uitbesteden, zodat jij als ondernemer meer tijd over houdt voor andere dingen.
Administratie organiseren tip #4 – Wees kritisch
Het is verleidelijk om alles continu op te slaan en in een map te stoppen zonder echt kritisch te zijn. Ga regelmatig bij jezelf na of het echt nodig is om een kleine update of wijziging te bewaren, of dat deze ook wel weg kan. Zo houd je de administratie overzichtelijk. Probeer dit ook over te brengen op je eigen werknemers; zij moeten immers ook mede de administratie van jouw bedrijf bijhouden. Hoe meer mensen eraan meewerken, hoe groter de hoeveelheid aan informatie soms wordt.
Administratie organiseren tip #5 – Maak het jezelf niet te moeilijk
Soms blijkt in de praktijk dat jouw administratie een te grote klus is, wil je je tijd er niet aan verspillen of wil het gewoon niet lukken. Dan kun je ervoor kiezen om een gedeelte van of je hele administratie over te laten nemen. Je kunt bijvoorbeeld facturatie uitbesteden of de salarisadministratie door een externe partij laten doen. Dat scheelt jou een hoop tijd en moeite en kan soms gewoon fijner zijn.
Het organiseren van jouw bedrijfsadministratie kan lastig zijn
De administratie kan voelen als een grote klus, maar het is erg belangrijk dat je goed omgaat met (vaak) vertrouwelijke gegevens. Ga daarom zorgvuldig om met de administratie en zorg ervoor dat deze goed geregeld is. Bovenstaande tips helpen je al een eind op weg!
