We leven in een tijdperk waar zo’n beetje alles gedigitaliseerd wordt. Dit komt met name vanwege het gebruiksgemak en de snelheid waarmee dingen opgezocht kunnen worden. Ook op de werkvloer wordt hier veelvoudig gebruik van gemaakt. In dit artikel besteden we aandacht aan het elektronisch archiveren van documenten. Wat zijn nou eigenlijk de voordelen en komen er ook nadelen kijken bij deze manier van archiveren?
Geen papierverspilling meer
Een groot voordeel, voor in ieder geval de natuur, is dat er geen papier meer wordt verspild aan alle documenten die eerst uitgeprint moeten worden, alvorens ze worden gearchiveerd. Met elektronisch archiveren gebeurd dit namelijk gewoon digitaal.
Gebruiksgemak
Doordat alle informatie heel gemakkelijk en snel op één plek te vinden is, geeft deze vorm van archiveren een enorm voordeel aan het gebruiksgemak voor de documenten. Daarbij is het zo dat de opgeslagen informatie handig en gemakkelijk te delen valt met collega’s. Hiervoor hoef je niet meer eerst in de rij te staan bij het kopieerapparaat. Juist doordat alle informatie overzichtelijk en snel te vinden is op één locatie, zijn vragen van bijvoorbeeld klanten of leveranciers, maar ook van collega’s, sneller te beantwoorden.
Meer werkruimte
De informatie die je elektronisch kunt opslaan en archiveren neemt alleen ruimte in op de harde schijf, waar voor níet elektronisch archiveren vaak meerdere kasten nodig zijn om mappen in op te kunnen bergen. Je houd dus meer ruimte over op de werkvloer waar je bijvoorbeeld planten, bureaus of ander meubilair kwijt kunt om de ruimte functioneel aan te kleden.
Aanpassingen
Documenten kunnen gemakkelijk worden aangepast zonder dat daarbij meteen een nieuwe versie moet worden uitgeprint. Daarbij is ook te zien wie er wat heeft aangepast binnen een document. Nog een voordeel naast het gemak van aanpassing is dat je altijd de meest actuele versie van een document tot je beschikking hebt.
Het nadeel van elektronisch archiveren
Er kan echter ook een nadeel zitten aan deze vorm van archiveren. Je bent nu eenmaal afhankelijk van techniek. Dat houdt in dat wanneer het systeem een keer plat ligt wegens een technische storing, je niet bij de nodige informatie kunt. Ook kan het voorkomen dat wanneer informatie van het archief op een usb-stick of dergelijke gegevensdrager geplaatst wordt, dit gemakkelijk kwijt kan raken. Wees dus voorzichtig met waar de informatie blijft. Stel bijvoorbeeld bedrijfsregels op waarin duidelijk staat wie welke informatie heeft overgenomen en voor welk gebruik. Op deze manier hou je overzicht. Dit overzicht kan uiteraard ook weer elektronisch worden gearchiveerd, zodat iedereen snel en gemakkelijk inzicht heeft in het document.
Dit artikel werd u aangeboden door GMS. GMS is specialist op het gebied van archiveren.
