Voor bedrijven is het vaak een hele klus: het archiveren van alle zaken als bonnetjes, declaraties en correspondentie. Er wordt al snel een flink archief opgebouwd.Daarbij is het ongelooflijk moeilijk om alles overzichtelijk te houden. Om dit te bewerkstelligen kun je als bedrijf het beheer van je archief uitbesteden of je archief digitaliseren met behulp van een expert. Dat neemt veel zorgen weg voor jou als ondernemer. Wat is nou precies de juiste keuze voor jouw bedrijf wat betreft het archief?
Het belang van een archief
Grote kans dat je met jouw bedrijf een salarisadministratie bijhoudt. Hiervan kun je je waarschijnlijk het belang wel van voorstellen. Maar ook voor andere zaken geldt dat het verstandig is om te bewaren. Sterker nog: het is soms verplicht. Sommige zaken moeten verplicht te raadplegen zijn en geldt er daarbij een minimale bewaartermijn. Het is dan ook nog eens niet zo dat wanneer je ervoor kiest om je archief te laten digitaliseren je al je papieren zaken kunt vernietigen. Sommige zaken moet je verplicht op papier bewaren. Naast het feit dat het belangrijk is om een overzichtelijk archief te hebben is het in sommige gevallen dus ook nog eens verplicht.
Een digitaal archief
Het laten digitaliseren van je archief is eigenlijk de beste oplossing voor het realiseren van een overzichtelijk archief dat gemakkelijk te raadplegen is. Daarnaast hoef je je niet meer druk te maken over de fiscale bewaarplicht die we eerder al beschreven. Om jouw archief te laten digitaliseren is het aan te raden hiervoor een expert in te schakelen. Simpelweg omdat je wilt dat dit goed gebeurt en er geen fouten worden gemaakt. Dit proces vraagt meer dan het inscannen van je huidige analoge archief. De hele organisatie zal een omschakeling moeten maken van analoog werken naar digitaal werken. Is dit proces eenmaal afgerond, dan biedt een digitaal archief echter de beste oplossing. Zeker ook met het oog op de steeds verder digitaliserende samenleving.
Een analoog archief
Toch ontkom je niet aan het beheren van een analoog archief, ook niet wanneer je digitaliseert. We zeiden het eerder al: sommige zaken ben je verplicht om analoog te bewaren. Gelukkig kun je ook dit uitbesteden aan een expert. Het beheren van een analoog archief is namelijk ingewikkelder dan je denkt. Zo mag je na het verstrijken de bewaartermijn de desbetreffende documenten vernietigen, alleen moet je hiervoor voldoen aan allerlei eisen. Een expert kan je hierbij helpen. Daarnaast heeft een expert zelf fysieke beveiligde opslagruimten zodat je hier zelf niet voor hoeft te zorgen.
Een analoog archief zal dus nooit verdwijnen, maar met een (voor een groot deel) digitaal archief maak je het jezelf veel gemakkelijker.
