Werk jij regelmatig in een kantoortuin? Dan zul je vast en zeker de ervaring hebben dat je gauw afgeleid raakt van je werk. Collega’s vragen je om de haverklap om hulp of voeren op luide toon telefoongesprekken aan het bureau direct naast dat van jou. En die liedjes op de radio zijn misschien gezellig bedoeld, maar hierdoor dwalen je gedachten steeds af. Je goed concentreren kan kortom best een uitdaging zijn in die efficiënt bedoelde kantoortuin. Check gauw onderstaande tips om in deze omgeving productiever te worden.
1. Zorg voor orde op je werkplek
Een opgeruimd bureau geeft je een rustige basis om efficiënt te werken. Een rommelige werkruimte kan namelijk erg hinderlijk zijn. Je loopt kans dat je kostbare tijd verspilt aan het zoeken van documenten en spullen. Zorg dus dat je bureau goed georganiseerd is. Dit betekent dat je alleen die spullen op je werkblad hebt liggen die je regelmatig nodig hebt, zoals een rekenmachine of een notitieboekje. Ook hou je uiteraard de map van het project waar je op dat moment aan werkt bij de hand. Andere zaken berg je op een logische manier op, zodat je ze gemakkelijk terug kan vinden.
2. Elimineer zaken die je afleiden van je werk
Voorkom onnodige afleiding. Hier kan je zelf veel aan doen. Zet de meldingen van social media op je smartphone bijvoorbeeld uit en check dit soort berichten alleen in je pauzes. Zorg ook dat je onder werktijd niet allerlei internetsites bezoekt die niks met je werk te maken hebben. Voor je het weet blijf je daar namelijk langer op hangen dan je dacht. Bewaar dit soort zaken voor later. Word je regelmatig afgeleid door nieuwe e-mails? Plan dan bijvoorbeeld in dat je daar alleen op een aantal vaste momenten tijdens de dag naar kijkt, zoals aan het begin van de ochtend en de middag.
3. Zorg voor het nodige comfort
Er zijn vast ook zaken die maken dat jij gemakkelijker in de flow komt. Helpt het jou bijvoorbeeld om tijdens het werk naar je favoriete muziek te luisteren? Zet dan een koptelefoon op en luister naar de liedjes die jou inspireren. Is er sprake van flexplekken? Zoek dan een plekje uit waar jij je fijn voelt. Wil je liever niet gestoord worden vanwege een rap naderende deadline? Geef dit aan bij je collega’s. Dan kunnen ze er rekening mee houden. Mocht je echt even geen geluiden aan je hoofd kunnen verdragen, dan kun je kijken of er stilteplekken bij jou op kantoor zijn. Of reserveer desnoods een vergaderzaaltje voor jou alleen. Eventueel kun je aan je leidinggevende vragen of je thuis mag werken.
4. Maak een planning
Zorg voor overzicht in je taken. Maak een ‘to-do’-lijstje, met pen en papier of digitaal, en stel prioriteiten. Bekijk aan het begin van je werkdag wat je die dag wilt/moet gaan doen. De belangrijkste zaken doe je het eerste. Probeer de taken één voor één af te ronden of deel ze op in subtaken, zodat je ze op je actielijstje kan afvinken. Dit zal je voldoening geven en zorgen dat je je minder gestrest voelt. Wat hierbij ook helpt is om een dagindeling te maken. Het is namelijk niet reëel om continue in opperste concentratie door te werken. Deel je werkdag op in tijdsblokken, bijvoorbeeld van twee of drie uur, en plan een aantal pauzes in. Hierbij kun je eventueel een wekker of timer gebruiken.
5. Beweeg in je pauzes
Bewegen is goed voor je gezondheid, je humeur en je creativiteit. Het maken van een korte wandeling in je lunchpauze is dus een prima idee. Je bent er echt even uit, krijgt frisse lucht en de beweging is goed voor je spieren en de bloedcirculatie. De kans is bovendien groot dat je na het ommetje met een frisse blik naar een moeilijke kwestie kan kijken en je werk sneller af hebt.
6. Zorg dat je voldoende drinkt
In veel kantoorcomplexen is de lucht erg droog. Het is dan belangrijk om voldoende te drinken. Als je een waterflesje op je bureau neerzet, maak je het jezelf gemakkelijk om af en toe een slokje te nemen.
