Steeds vaker stappen bedrijven over op papierloos vergaderen. Door notitieboekjes en papieren notulen te vervangen voor vergaderen met een tablet.
Voordat jouw bedrijf kan overstappen op papierloos vergaderen, zijn er echter wel een aantal belangrijke zaken en valkuilen om rekening mee te houden. Daarom zetten wij de voor- en nadelen van papierloos vergaderen voor je op een rijtje.
Het is overzichtelijk, mits het goed doorgevoerd wordt
Wordt er op andere afdelingen binnen het bedrijf nog wel gebruik gemaakt van papier? Dan zou de stap naar papierloos vergaderen wel eens extra werk op kunnen leveren. Bestanden moeten dan tenslotte alsnog overgezet worden van digitaal naar analoog, of andersom, om de uitwisseling van informatie overzichtelijk te houden.
De ideale oplossing is dan ook om het werken met technologische toepassingen door te voeren binnen het hele bedrijf. Hiermee bespaar je niet alleen op papier, maar verklein je ook de kans dat documenten kwijtraken of op de verkeerde plek belanden aanzienlijk.
Het is duurzaam
Door te kiezen voor vergaderen zonder papier bespaar je niet alleen op kosten voor het bedrijf, het is ook nog eens erg goed voor het milieu. Zelfs voor een klein of middelgroot bedrijf zal het gebruik van digitale middelen voor een enorme terugloop in papierverbruik zorgen. Zo draagt ook jouw bedrijf mee aan een betere, milieuvriendelijkere wereld!
Documenten kunnen makkelijk gedeeld worden
Documenten van en naar verschillende afdelingen vervoeren kan nog wel eens een tijdrovend klusje zijn. Ook kan het de workflow verstoren. Wanneer je kiest voor papierloos werken is dit verleden tijd. Notulen en andere bestanden kunnen snel en gemakkelijk gedeeld worden via e-mail, Dropbox, de Cloud of een ander sharing systeem.
Zorg er echter wel voor dat alle bestanden terecht komen in de juiste mappen en dat alle medewerkers de correcte inloggegevens hebben om bestanden te kunnen lezen, delen en bewerken. Als werknemers opeens geen toegang meer hebben tot belangrijke bestanden, zal dit het werkproces enorm vertragen.
Belangrijke documenten zijn altijd en overal beschikbaar
Het kan wel eens gebeuren dat niet iedereen op kantoor aanwezig is als er een belangrijk besluit genomen wordt. Met papierloos vergaderen vormt dit niet langer een probleem. Documenten kunnen met één klik gedeeld worden, ook met mensen die zich niet op kantoor bevinden. Zo kan het bestand wel meteen gelezen worden via tablet, smartphone of laptop, zonder dat het delen van belangrijke informatie vertraging oploopt.
Het hierbij echter wel heel belangrijk om de veiligheidsmaatregelen van tevoren goed door te nemen. Zeker als een belangrijk bestand op mobiele apparaten te lezen is, kan het voorkomen dat een vertrouwelijk document gelezen wordt door iemand die daar niet toe bevoegd is. Het is daarom raadzaam om met een IT specialist na te gaan hoe goed de digitale documenten beveiligd zijn.
Bespaart het wel kosten?
Vaak wordt gedacht dat dat papierloos vergaderen altijd goedkoper is dan vergaderen met papier. Maar dat is niet per definitie waar. Omdat dit toch een van de voornaamste redenen is voor bedrijven om over te stappen, is het belangrijk dat je als organisatie nauwkeurig uitzoekt of papierloos vergaderen jullie wel echt zoveel oplevert als gedacht.
