Salarisadministratie, uitbesteden of zelf doen?

Iedere maand is het weer tijd voor het uitbetalen van salaris aan de medewerkers. Het is daarbij belangrijk dat zaken zoals het vaststellen van bruto/nettoloon, loonheffingen en onder andere onkostenvergoedingen goed geregeld zijn. Daarbij moet de salarisadministratie up-to-date zijn aan de hand van de geldende CAO-regels binnen jouw organisatie. Al met al een flinke klus. Het is dus niet gek om te overwegen de gehele salarisadministratie uit te besteden. Maar wat is nou eigenlijk de beste optie? Uitbesteden of zelf doen? Wij zetten de voor- en nadelen voor je uiteen. 

Salarisadministratie uitbesteden

De voordelen

• Bespaar tijd. Wellicht een open deur maar wanneer je kiest voor het uitbesteden van de salarisadministratie bespaar je ontzettend veel tijd. Je hebt namelijk alleen nog maar omkijken naar het controleren van bijvoorbeeld de urenstaten en personeels­mutaties.
• Bespaar geld. Je zou verwachten dat het uitbesteden van de salarisadministratie bakken met geld zou kosten. Toch valt dit in de praktijk anders uit.
• Optimaliseer en automatiseer handmatige processen. Een ander voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is dat je je geen zorgen hoeft te maken over de up-to-date kennis en expertise. Dat wordt door de salarisadministratie uit te besteden voor je gedaan. 

De nadelen

• Je bent afhankelijk van derden. Wanneer je de salarisadministratie laat uitbesteden heb je zelf minder inzicht in wat er precies achter de schermen gebeurt. Ook wanneer er wijzigingen moeten worden doorgevoerd ben je vaak afhankelijk van de ander.
• Support. Voor het beantwoorden van complexe vragen met betrekking tot de salarisadministratie moet je altijd bij iemand anders zijn. Dit terwijl het soms prettig kan zijn als je deze kennis en expertise zelf in huis hebt of ontwikkelt. 
• Kwaliteit van werkzaamheden. Het kan gebeuren dat er fouten in de loonadministratie zitten. Nu is het zo dat administratiekantoren hierin gespecialiseerd zijn en de kans op fouten erg klein is, maar het blijft een verantwoordelijkheid die je ook uit handen geeft. 

Salarisadministratie zelf doen

De voordelen

• Altijd je gegevens in eigen beheer. Moet je snel nog iets van een aanpassing doorvoeren? Geen probleem! Doordat je de gegevens in eigen beheer hebt kun je deze aanpassen wanneer je wilt.  
• Eenvoudig inzicht in verlof- en ziekteregistratie. Door de salarisadministratie zelf te doen kun je ook makkelijk gegevens zoals verlof- en ziekteregistratie bekijken én bijhouden. Zo zie je eenvoudig wie er nog recht heeft op verlof of kun je aan de bel trekken wanneer werknemers langdurig of vaak ziek zijn. 
• Je bent goedkoper uit. Door zelf de salarisadministratie te doen ben je over een groter aantal werknemers goedkoper uit. Daarbij betaal je slechts eenmalig voor het softwarepakket en/of voor de jaarlijkse licenties, zo hoef je niet bang te zijn voor ‘verborgen’ kosten. 

De nadelen

• Je moet de salarisadministratie software leren kennen. Voordat je volwaardig aan de slag kan met de salarisadministratie moet je eerst de software onder de knie krijgen. Je moet de nodige uren eraan besteden of zelfs een training volgen om wegwijs te zijn in het systeem. 
• Tijd = geld. Ondanks dat het zelf verwerken en bijhouden van de salarisadministratie je meer controle geeft, neemt het ook meer tijd in beslag. Tijd die je anders had kunnen besteden aan de kerntaken van jouw organisatie. 
• Maatwerk. Wanneer jouw organisatie veel maatwerk nodig heeft kan het soms lastig zijn de administratie op een makkelijker manier te verwerken. Er moet dan eerst worden gekeken of processen voor jullie specifieke situatie op maat kunnen worden gemaakt of dat er een andere oplossing moet worden gevonden.

Weet je nog steeds niet zeker welke situatie het beste bij jouw organisatie past en wil je meer informatie? Neem dan contact op met een van onze experts!