Bij het organiseren van een geslaagd buitenevenement komt nog heel wat werk kijken. Voordat het evenement van start kan gaan, moeten er natuurlijk een hoop praktische zaken geregeld worden. Hoe beter je de voorbereiding aanpakt, hoe groter de kans dat het evenement een succes is. Je wilt tenslotte indruk maken met het evenement. In dit artikel bespreken we daarom een aantal tips en tricks om je op weg te helpen.
Bepaal het budget
Eén van de eerste dingen die je doet bij het organiseren van een evenement is bepalen hoeveel er te besteden is, en wat er door dit bedrag allemaal gedekt moet worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een leverancier, cateringbedrijf, locatie, muziekapparatuur, partytenten en relatiegeschenken.
Kies een locatie
Een belangrijk onderdeel van het organiseren van een buitenevenement is het kiezen van een locatie. Punten om op te letten zijn of de locatie binnen het budget past, of de capaciteit van de locatie overeenkomt met het aantal verwachte gasten, en natuurlijk of de sfeer van de locatie bij de uitstraling en ideologie van het bedrijf past.
Stel deadlines op
Je wilt niet op het laatste moment nog van alles moeten regelen en dan merken dat je te laat bent met boeken of een afzegging krijgen. Zorg dus dat de uiterlijke deadline niet de dag van het evenement zelf is, maar ruim van tevoren. Zo heb je in geval van nood toch nog wat extra tijd om de puntjes op de i te zetten.
Bedenk wie je gasten zijn
Wie bereik je met dit evenement? Het is goed om te bedenken wie je doelgroep is, en het evenement daar vervolgens op af te stemmen. Dit kan betrekking hebben op de activiteiten die je gedurende het evenement organiseert, maar ook op kleinere zaken zoals de aankleding, de muziek die je draait, de hapjes en drankjes die je serveert en de relatiegeschenken die je uitdeelt.
Maak gebruik van een leverancier
Als je een groot aantal gasten verwacht is het verstandig om een leverancier in te schakelen. Het kost misschien iets meer dan wanneer je zelf inkopen doet, maar het scheelt erg veel tijd en gedoe, en dit is het verschil in kosten vaak meer dan waard. Om zeker te weten of een leverancier betrouwbaar is en aan jouw eisen voldoet kun je reviews van eerdere klanten lezen op internet. Je wilt natuurlijk niet te maken hebben met een leverancier die niet op tijd is, de verkeerde producten levert of artikelen in de levering vergeet.
Stel een schema op
Wanneer je er voor kiest om tijdens het evenement activiteiten te organiseren, is het belangrijk om een tijdsschema op te stellen met daarin duidelijk alle relevante tijdstippen. Een evenement dat uitloopt komt slecht georganiseerd en onprofessioneel over, en zal dan ook een slechte indruk maken op de gasten.
Wijs mensen aan als aanspreekpunt
Het is belangrijk dat gasten weten bij wie ze terecht kunnen met opmerkingen of vragen. Zorg dus dat je een aantal gastheren en -vrouwen aanwijst als aanspreekpunt. Deze medewerkers moeten duidelijk herkenbaar en representatief zijn. Het is belangrijk dat zij de tijd nemen voor de gasten en hen altijd vriendelijk te woord staan.
Een succesvol buitenevenement vergt een goede organisatie. Deze tips en tricks zullen zeker helpen bij de voorbereiding!
Dit artikel over tips voor het organiseren van een buitenevenement is aangeboden door Visser verhuur.
